AFAS koppelen aan je bank en andere systemen

AFAS Profit wordt vaak gezien als boekhoudpakket, maar het is een ERP. In één omgeving komen meerdere bedrijfsprocessen samen: financieel, HR, salaris, ordermanagement en projecten. Voor veel bedrijven is AFAS daardoor het hart van de administratie, en niet zomaar een systeem aan de rand.

Dat heeft gevolgen voor elke koppeling. Wat aan AFAS hangt, hangt aan dat hart. Een order raakt de voorraad, de facturatie en op termijn de cijfers. Een geschreven uur raakt het project en het salaris. Hoe breder AFAS wordt gebruikt, hoe meer er van afhangt dat de gegevens kloppen en dat een overdracht niet stilletjes blijft liggen.

Bijna alles wat er naast AFAS draait, is te koppelen. De meest gevraagde combinaties komen telkens terug:

• De bank. De bank geeft afschriften en betalingen door, AFAS lettert ze af. Wat op de rekening staat, komt aan de juiste factuur te hangen.
• Een webshop. Orders, klanten en voorraad. De webshop stuurt de order door, AFAS maakt er een verkooporder of factuur van, en de voorraadstand gaat terug naar de webshop.
• Een CRM. Klantgegevens en offertes. Een wijziging hoeft dan maar op één plek te worden doorgevoerd.
• Een urenregistratie. Uren en werkbonnen. Wat iemand schrijft, landt op het juiste project en in de nacalculatie.
• Een salarispakket. Medewerkersgegevens, contracten en loonstroken. Wat in HR verandert, hoort in het salaris door te werken.

De vraag is niet welk pakket, maar welk proces. Wie de stroom eenmaal kent, weet ook welke velden leidend zijn en welke uitzonderingen vooraf opgeschreven moeten worden.

AFAS werkt met connectors. Dat zijn koppelingen die je in de AFAS-omgeving zelf inricht: je bepaalt welk gegeven waar naartoe gaat en in welke richting. Dat maakt de koppeling bestuurbaar. Je kiest wat wel en niet automatisch loopt, en welke velden leidend zijn.

Die keuze is belangrijker dan de techniek eronder. Zonder een bron van waarheid wordt de koppeling een wedstrijd tussen twee systemen die hetzelfde veld menen te bezitten. Één systeem is de baas over een gegeven, het andere volgt. Die verdeling hoort vooraf opgeschreven te worden, en niet pas achteraf als er iets misgaat. Zelf inrichten betekent ook dat er iemand moet zijn die blijft bijhouden wat de connector doet.

De problemen komen bijna nooit uit de techniek. Ze komen uit het proces ernaast.

Dubbele invoer. Hetzelfde gegeven wordt in twee systemen bijgehouden, of twee mensen lezen dezelfde gegevens in. Er staan dan twee versies naast elkaar en de cijfers sluiten niet meer aan.

Een overdracht die blijft liggen. Een record komt niet door, bijvoorbeeld omdat een klant al bestaat met een ander e-mailadres. Zonder melding blijft dat in een tussenbestand staan tot iemand het zelf opmerkt.

Kosten en kortingen die nergens landen. Wat stil van een bedrag wordt afgehaald, komt nooit als losse regel langs. Blijft het buiten de administratie, dan klopt het saldo niet terwijl het wel van de marge afgaat.

Voordat een klant als relatie wordt aangemaakt, is het de moeite waard het adres eerst te controleren, bijvoorbeeld met PostcodeBase. Een fout adres dat eenmaal in twee systemen staat, moet daarna in beide worden gecorrigeerd. Zie ook gegevens aanvullen.

Een koppeling met AFAS is geen eenmalig bouwwerk. AFAS brengt met tussenpozen nieuwe versies uit, een connector verandert van vorm, een sleutel verloopt, en aan de kant van de bank, de webshop of het CRM gebeurt net zo goed iets. De koppeling zelf verandert daar niet mee, en dan gaat het mis.

Wat dat in de praktijk vraagt: meelezen als een leverancier iets aankondigt, testen voordat het misgaat, en kunnen zien welke records wel en niet zijn aangekomen. Dat laatste is een logboek en een melding, niet een goed gevoel. Zie onderhoud en reparatie voor wat daar bij hoort, en systemen koppelen voor het bouwen.