Naar de inhoud
WD Noord
Menu

Taken automatiseren

Het weekritueel dat niemand mist.

Een export downloaden, kolommen vergelijken, het bestand naar iemand mailen, een planning bijwerken, een lijst overtikken. Het kost een paar uur per week en het gaat mis zodra de vaste persoon er niet is.

Plan een doorlichting Terug naar diensten
FIG. 03 / AUTOMATISERINGTIJD → STAPPEN → RESULTAAT
Een terugkerende taak die op tijd loopt en meldt als een stap faalt 07:00 ELKE WERKDAG OF BIJ EEN GEBEURTENIS Ophalen en vergelijken STAP 1 · DE BRON LEZEN Controleren STAP 2 · AFWIJKINGEN ZIEN Wegschrijven STAP 3 · DOEL BIJWERKEN Resultaat ZONDER TUSSENKOMST ELKE KEER HETZELFDE Melding ALS EEN STAP FAALT NIET STIL BLIJVEN STAAN

STILTE IS HET ECHTE RISICO.

Wat ik doe

  1. 01

    Het proces opschrijven zoals het echt gaat

    Niet zoals het bedoeld is, maar zoals het loopt. Daar komt de helft van de winst al uit, nog voordat er iets gebouwd is.

  2. 02

    Bepalen wat kan vervallen

    Wat is de bron van waarheid, waar gaat het nu mis, en welke tussenstappen bestaan alleen omdat iemand ze ooit heeft toegevoegd.

  3. 03

    De taak bouwen

    Een keten die op een tijdstip of op een gebeurtenis loopt, met een melding als een stap faalt. Een automatisering die stukloopt zonder dat iemand het merkt is erger dan het handwerk.

Hoe het blijft lopen

Processen veranderen mee met de organisatie: een ander pakket, een nieuwe regel, een extra controle. Onderhoud is dan bijstellen als de bron of het doel verandert, nagaan wat een storing veroorzaakte in plaats van alleen opnieuw starten, en periodiek kijken of de taak nog doet wat hij moet doen.

Een stille fout wordt pas zichtbaar als de cijfers niet meer kloppen. Daarom hoort er een signaal bij, niet alleen een taak.

Vragen over deze dienst

Ons proces zit in iemands hoofd. Is dat een probleem?
Nee, dat is eerder regel dan uitzondering. Het begint met opschrijven wat er echt gebeurt, inclusief de uitzonderingen en de momenten waarop iemand ingrijpt. Vaak blijkt daaruit al dat een stap overbodig is. Dat opschrijven is een van de nuttigste onderdelen van de klus.
Wat gebeurt er als de automatisering stopt?
Dan komt er een melding, zodat je het weet voordat de cijfers niet meer kloppen. Er komt ook een logboek bij, zodat te zien is welke stap faalde en waarom. Opnieuw starten is dan een oplossing voor het symptoom, en ik zoek uit wat de oorzaak was.
Moet ik dan stoppen met het pakket waar we nu in werken?
Nee. De automatisering loopt om je bestaande systemen heen. Het bronsysteem of het pakket wordt niet vervangen. Als het pakket een licentie of abonnement per gebruik heeft, dan blijft dat een doorlopende post bij jou.
Kan dit ook op een vaste tijd buiten kantooruren lopen?
Ja, een taak kan 's nachts of in het weekend lopen. Wat niet standaard meegaat is bewaking buiten afgesproken uren: als een taak in het weekend stukloopt wil je niet dat er pas maandag iemand kijkt. Bewaking buiten kantooruren is een aparte afspraak.

Welk werk doe je elke week opnieuw?

Beschrijf het ritueel in een paar zinnen. Dat is genoeg om te zien of het te automatiseren is.

Neem contact op