Naar de inhoud
WD Noord
Menu

KVK-gegevens automatisch in je CRM

Gegevens ophalen bij de bron in plaats van overtypen.

Een relatie aanmaken begint vaak met overtypen: handelsnaam, adres, rechtsvorm, en dan hopen dat het klopt. Met een koppeling op de KVK-bron haal je die gegevens op in plaats van ze in te tikken. Wat je ophaalt, wanneer je ververst, en wat je doet als een bedrijf niet meer bestaat, bepaalt of het dossier schoon blijft.

Wat koppelen inhoudt Gegevens aanvullen
FIG. 11 / KVK-GEGEVENSKVK → CRM
Twee systemen verbonden, met een logboek van elke overdracht Webshop BESTELLINGEN BRON VAN WAARHEID Boekhouding FACTUREN VOLGT DE BRON Koppeling CONTROLEREN DOORGEVEN Logboek WAT ER OVERGING WANNEER WAT NIET DOORKON Handwerk DE GEVALLEN DIE OVERBLIJVEN Melding ALS EEN RECORD NIET DOORKOMT

EEN GEWIJZIGD ADRES BLIJFT ANDERS JAREN FOUT STAAN.

Wat de KVK-bron bevat

Het Handelsregister van de KVK is de basisregistratie van elk bedrijf en elke vestiging in Nederland. Voor een koppeling zijn dit de velden die het meest worden opgehaald:

  • Handelsnaam en, waar die er is, de statutaire naam.
  • Rechtsvorm: eenmanszaak, BV, VOF, stichting en de rest.
  • Adres van de vestiging, met postcode en plaats.
  • Vestigingen: een bedrijf kan er meerdere hebben, elk met een eigen adres en eigen nummer.
  • SBI-activiteiten: de code en omschrijving van wat het bedrijf doet.

Verder zie je of een inschrijving nog actief is, en of er een andere status aan hangt. Dat laatste is precies het veld dat je wilt bijhouden, want een relatie die niet meer bestaat hoort niet in je actieve lijst te staan.

Wat je ermee kunt in een CRM of administratie

De koppeling doet meestal vier dingen, in deze volgorde van nut:

  • Een relatie aanmaken zonder overtypen. Je vult een KVK-nummer of een naam in, en de rest komt erbij. Dat scheelt tikwerk en het haalt de typefout uit het adres.
  • Bestaande relaties bijwerken. Verhuist een bedrijf of verandert de naam, dan klopt jouw record mee.
  • Controleren of een bedrijf nog bestaat. Voor het versturen van een factuur of een mailing wil je weten dat de inschrijving nog actief is.
  • Vestigingen onderscheiden. Bedrijven op meerdere plekken krijgen per vestiging een eigen record met het juiste adres.

Wat er met die gegevens gebeurt, verschilt per pakket. In Salesforce of Dynamics 365 zet je ze weg in de velden die er al zijn; in een eigen administratie bepaal je zelf welke velden worden gevuld. De koppeling zelf is vergelijkbaar werk, ongeacht welk pakket eraan hangt.

Wat ik doe

Van ophalen tot verversen.

  1. 01

    Bepalen welke velden meegaan

    Niet elk veld uit het register hoort in je CRM. Samen kijken we welke gegevens je nodig hebt en welke rustig kunnen blijven staan, zodat een record leesbaar blijft.

  2. 02

    De koppeling bouwen

    De KVK-bron levert de gegevens, het CRM is de plek waar ze landen. Een nieuwe relatie wordt gevuld bij het aanmaken, een bestaande krijgt de wijziging door op het moment dat die er is.

  3. 03

    Een ritme kiezen om te verversen

    Gegevens verouderen stil. Een vast moment waarop de records langs de bron gaan, houdt het dossier actueel zonder dat iemand eraan denkt.

  4. 04

    Fouten en uitzonderingen melden

    Een KVK-nummer dat niet meer bestaat, of een bedrijf dat is opgehouden: dat hoort een melding te geven, niet stil in de database te blijven staan.

Wat het oplevert

Het doel is niet de koppeling zelf, maar de gegevens die eruit komen: relatiegegevens die kloppen, minder handwerk bij het invoeren, en minder fouten die pas opvallen als er iets misgaat.

Het verschil zit in de gevallen die je anders mist. Een relatie die niet meer bestaat blijft jaren in je bestand staan als niemand het controleert, en je blijft er mail en facturen naartoe sturen. Een adres dat is gewijzigd blijft fout tot iemand het toevallig opmerkt, met een factuur of een pakket die op het verkeerde adres belandt. Die twee gevallen betalen de koppeling terug, nog los van het tikwerk.

De gegevens zelf komen uit de bron. GetApi beheert de databronnen waaronder het Handelsregister, PostcodeBase doet adressen, en DeBounce doet e-mailvalidatie. WD Noord bouwt de koppeling die die gegevens in het systeem van de klant zet. Zie ook gegevens aanvullen en systemen koppelen.

Vragen

Kort vooraf.

De vragen die het vaakst terugkomen over dit onderwerp.

Wat kun je met een KVK API koppeling?
Je haalt bedrijfsgegevens op uit het Handelsregister en zet die in je CRM of administratie. Dat gaat om handelsnaam, rechtsvorm, adres, vestigingen en activiteiten. Zo maak je een relatie aan zonder overtypen en houd je bestaande records actueel. De koppeling neemt het handwerk weg en haalt de fout eruit die bij handmatig invoeren hoort.
Welke velden haal je op?
Meestal handelsnaam, rechtsvorm, het adres van de vestiging en de SBI-activiteiten. Bij een bedrijf met meerdere vestigingen haal je per vestiging de gegevens op. Welke velden je nodig hebt hangt af van je eigen proces; niet alles uit het register hoeft in het CRM te staan.
Hoe vaak moet je de gegevens verversen?
Dat hangt af van hoe belangrijk het adres en de status zijn in je proces. Voor facturatie en mailings is een vast ritme nodig, omdat een wijziging anders ongemerkt blijft staan. Een vaste controle langs de bron houdt het dossier dan actueel, zonder dat iemand er handmatig naar kijkt.
Wat gebeurt er als een bedrijf niet meer bestaat?
Dan hoort de koppeling dat te melden in plaats van het stil te laten staan. De relatie kan op inactief gaan of uit de actieve lijst verdwijnen. Zonder die controle blijft een opgeheven bedrijf jaren in je bestand staan, en blijf je er post naartoe sturen.
Werkt dit met elk CRM?
De aanpak is voor elk pakket hetzelfde: gegevens ophalen bij de bron en wegzetten in de velden die je al hebt. In Salesforce of Dynamics 365 zijn die velden er al, in een eigen systeem bepaal je zelf de indeling. Het koppelwerk is vergelijkbaar, alleen de plek waar het landt verschilt.
Wat kost een KVK koppeling?
Er wordt hier geen bedrag genoemd, want dat staat nog niet vast. Het begint met een doorlichting waarin wordt uitgezocht wat je nodig hebt en wat er al staat. Daar komt een vaste prijs uit, ook als de conclusie is dat een koppeling niet loont.

Wil je dat je relatiegegevens kloppen?

Noem je CRM of administratie en welke gegevens je wilt ophalen. Dan hoor je snel of het te doen is.

Plan een doorlichting