Exact Online koppelen

De order staat in de webshop, de factuur in Exact Online, en de voorraad in een derde systeem. Zolang iemand het bijhoudt gaat het goed. Zodra het druk is, of zodra iemand ziek is, loopt het uit elkaar.

De variant die het vaakst terugkomt: het werkte ooit. Er is een koppeling gebouwd, er is iets veranderd aan de kant van Exact of aan de kant van het andere pakket, en sindsdien gaat er af en toe iets mis. Niemand weet precies sinds wanneer, want er is geen logboek en er is geen melding. Het valt pas op als een klant belt over een factuur die niet klopt.

De meest gevraagde combinaties, in de volgorde waarin ze in de zoekopdrachten terugkomen:

• Webshop naar administratie. WooCommerce, Shopify of Lightspeed naar Exact Online: orders, facturen en voorraad.
• CRM naar administratie. Klantgegevens op één lijn, zodat een wijziging maar op één plek hoeft.
• Bank en betaalprovider. Mollie, Knab of ABN AMRO naar Exact Online: betalingen en afletteren.
• Spreadsheet. Wie nu met een export en een Excel-bestand werkt, houdt die stap over of laat hem vervallen.
• Planning en projecten. Uren en werkbonnen naar de administratie, zonder overtypen.
• Aanvullen met bedrijfsgegevens. KvK-gegevens en adresgegevens bij een record zoeken, zodat het dossier compleet is voordat er gefactureerd wordt.

Staat jouw combinatie er niet bij, dan is dat geen probleem. De vraag is niet welk pakket, maar welk proces.

Dit is de vraag waar de meeste mensen binnenkomen, dus hij krijgt een eerlijk antwoord.

Ja, dat kan. Het heet MCP en het is geen aparte dienst maar een koppeling zoals elke andere: de assistent leest gegevens uit Exact Online, en in sommige opstellingen schrijft hij ze ook terug. Exact levert zelf geen MCP-server. Wat er is, zijn aanbieders die er een hosten. Je kunt dus kiezen voor zo'n aanbieder, of een eigen koppeling laten bouwen.

Wat bepaalt of het blijft werken, is precies hetzelfde als bij elke andere koppeling: een toegangssleutel die elke tien minuten vernieuwd moet worden, een limiet van 60 verzoeken per minuut en 5.000 per dag per administratie, geen parallelle verzoeken, en een foutdrempel waarbij tien fouten op hetzelfde eindpunt binnen een uur die sleutel tijdelijk uitzetten.

Dat zijn geen details van de techniek, dat zijn de dingen die bepalen of je 's ochtends een administratie aantreft die klopt. Wie dit bouwt en daarna niets meer laat horen, levert iets dat een tijdje werkt.

De koppeling zelf is zelden het probleem. Wat terugkomt zijn de wijzigingen aan de andere kant: een sleutel die verloopt, een limiet die geraakt wordt, een eindpunt dat van vorm verandert, of een API-versie die uitgaat. De oude XML-API van Exact verdwijnt bijvoorbeeld, en wie daar nog op draait moet een keer over. De actuele limieten staan bij Exact zelf, en het developer-abonnement dat je nodig hebt staat op deze pagina van Exact.

Daarom staat er naast het bouwen een afspraak over het heel houden. Dat betekent: meelezen als Exact iets aankondigt, de koppeling testen voordat het misgaat, en zeggen wanneer een koppeling zijn nut verliest in plaats van hem door te laten lopen. Zie onderhoud en reparatie.