Je administratie naar Excel

Bij het ene pakket kan het, bij het andere niet.

Een export naar Excel is de snelste manier om met je cijfers te rekenen, en bij sommige pakketten kan het niet. SnelStart kan het in de desktopversie maar niet online, Jortt kan het niet, en WeFact exporteert bijna alles. Wie weet waar de grens ligt, kiest geen route die achteraf niet blijkt te bestaan.

Hoe koppelen werkt Plan een doorlichting

FIG. 64 / EXPORTADMINISTRATIE → BESTAND → SPREADSHEET

NIET ELK PAKKET KAN HET.

Waar het wel kan

Bij de meeste pakketten is er een export, en de vraag is wat erin zit.

WeFact by Nmbrs exporteert het breedst: klanten, contactpersonen, leveranciers, facturen, factuurregels, inkoopfacturen, offertes, abonnementen en producten, met een filter erbij.
Moneybird laat de grootboekkaarten naar Excel uitvoeren, naast contacten en facturen. Daar zit ook de RGS-brugstaat en het auditfile.
e-Boekhouden zet overzichten en het grootboek in Excel of PDF en de banktransacties in een bestand.
SnelStart exporteert naar Excel, maar alleen in SnelStart 12 en vanaf het pakket inKaart. In SnelStart Web kan het niet.

Wat je bij elk pakket moet navragen is niet of er een export is, maar welke gegevens er precies in zitten en tot welk pakket je toegang hebt. Dat verschilt per leverancier en per abonnement.

Waar het niet kan

Twee uitzonderingen zijn het onthouden waard, want ze staan in de eigen documentatie van de leverancier.

In SnelStart Web kun je geen klantgegevens naar Excel exporteren. Dat staat letterlijk in het helpartikel van SnelStart, terwijl erbij staat dat het in SnelStart 12 wel kan vanaf inKaart. Wie in de online omgeving werkt, heeft die route dus niet.

Jortt kan geen grootboekkaarten naar Excel of CSV exporteren. De uitvoer loopt daar via het auditfile dat de boekhoudbot maakt, de verkoopfacturen als PDF en de bonnen via een cloudmap. Een losse lijst met bij- en afschrijvingen is er niet, en dat zegt Jortt zelf ook.

Wat dat betekent is niet dat het pakket slecht is. Het betekent dat je voor rekenwerk niet op een export moet rekenen, en dat je een andere route nodig hebt.

Waarom een export meestal niet genoeg is

Een export lost de vraag van vandaag op en die van volgende maand niet. Drie dingen gaan mis.

Actualiteit. Je rekent met de stand van het moment waarop iemand het bestand ophaalde. Zodra er iets verandert, klopt je overzicht niet meer, en meestal merk je dat pas als een cijfer afwijkt.
Menselijk werk. Er moet iemand zijn die het ophaalt, op de juiste plek zet en de formules eronder houdt. Vakantie, drukte en een nieuwe kolom in de export breken dat.
Geschiedenis. Elke export overschrijft de vorige. Wil je ontwikkeling over tijd zien, dan moet je elke keer bewaren, en dat gebeurt zelden consequent.

Een bestand is dus prima voor een eenmalige vraag. Voor iets dat vaker terugkomt, is het de duurste vorm van automatiseren die er is: het kost elke keer iemand een uur.

Twee routes

Een bestand of een koppeling

Hetzelfde vertrekpunt, een ander doel.

Afspraak Het bestand De koppeling

Wanneer Eenmalig rekenwerk, een controle, een vraag van de accountant Terugkerend werk en sturing onder het jaar

Actualiteit De stand van het moment van exporteren De stand van de laatste verversing, zonder dat iemand iets doet

Werk per keer Ophalen, opschonen en opnieuw formules controleren Geen, zolang het loopt en de meldingen worden gelezen

Wat ik doe

Van export naar iets dat blijft lopen.

01 →

Nagaan wat je pakket kan uitvoeren

Per pakket verschilt het: welk bestand, welke gegevens, en welke pakketversie je nodig hebt. Dat wordt eerst nagekeken in de documentatie van de leverancier, met de bron erbij.
02 →

Bepalen welke vraag terugkomt

Werk dat maandelijks wordt gedaan, hoort niet in een spreadsheet. Een vraag die eenmalig is, hoort er juist wel in.
03 →

De route kiezen die past

Een bestand, een auditfile of een koppeling op de API. Elk heeft een eigen plek, en de verkeerde keuze kost elke maand opnieuw tijd.

Verder lezen

Wat is een auditfile

Het bestand dat je administratie overdraagbaar maakt.

Overstappen van boekhoudprogramma

Wat er meegaat bij een overstap en wat niet.

Taken automatiseren

Terugkerend handwerk vervangen door iets dat loopt en meldt als het stopt.

Vragen over exporteren naar Excel

Kort vooraf.

De vragen die hier het vaakst over terugkomen.

Kan elke boekhouding naar Excel?

Nee. Bij de meeste pakketten kan een deel van de gegevens naar Excel, maar de reikwijdte verschilt. WeFact exporteert bijna alles, Moneybird de grootboekkaarten, e-Boekhouden de overzichten en het grootboek. SnelStart kan het alleen in de desktopversie, en Jortt kan geen grootboekkaarten uitvoeren.

Waarom kan het in SnelStart Web niet?

Dat is een grens die de leverancier zelf beschrijft: in SnelStart 12 kan het vanaf het pakket inKaart, in SnelStart Web niet. Wat de reden is, staat er niet bij. Wat je ervan moet weten is dat een export daar voor jou geen optie is en een koppeling des te meer.

Is een auditfile niet gewoon een export?

Technisch wel, maar het doel is anders. Een auditfile is bedoeld om een administratie over te dragen aan een ander pakket of aan je accountant, met de boekingen van een heel boekjaar. Voor rekenwerk in een spreadsheet is hij onhandig, voor overdracht is hij de standaard.

Wat kost het om dit te laten bouwen?

Dat hangt af van de vraag die je wilt beantwoorden en van wat je pakket toestaat. Eerst wordt nagegaan welke route er is, daarna volgt een vaste prijs voor de klus. Zonder dat uitzoeken is elke prijs een gok.

Wat gebeurt er als de export verandert?

Dan breekt het werk dat erop is gebouwd, en dat gebeurt zonder aankondiging. Bij een koppeling kun je daarop letten met een melding, zodat je het weet voordat iemand naar een verkeerd cijfer kijkt.

Wil je van handmatige exports af?

Noem je pakket en wat je nu elke maand opnieuw doet. Dan hoor je welke route er is en wat er nodig is.

Plan een doorlichting