Wat is een auditfile

De precieze inhoud verschilt per pakket, maar de kern is hetzelfde:

• Bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer en btw-nummer.
• Grootboekrekeningen en mutaties: de boekingen per rekening, met bedrag en datum.
• Debiteuren en crediteuren: de stamgegevens en wat er nog openstaat.
• Boekingen per periode, ingedeeld per week of per maand.
• Metadata: het versienummer en de datum waarop het bestand is gemaakt.

Wat er niet in zit zijn je bonnen en facturen zelf. Die horen bij de administratie maar zitten niet in het bestand, dus een auditfile is geen volledige back-up. Bij sommige pakketten exporteer je die documenten apart, bijvoorbeeld naar een cloudmap.

De afkorting XAF staat voor XML Auditfile Financieel. Het is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit een administratie, gebruikt door de Belastingdienst, curatoren en de accountancy. Er zijn drie versies in omloop: 2.0, 3.2 en 4.0.

De specificatie van versie 4.0 is van 20 februari 2025, en het belangrijkste verschil met 3.2 is dat het aantal datavelden teruggaat van 250 naar 90. De Belastingdienst heeft aangekondigd de oude auditfiles per 1 januari 2027 uit te faseren. Vanaf die datum wordt alleen 4.0 nog geaccepteerd.

Bijna elk boekhoudpakket kan een auditfile maken. De vraag is welke versie eruit komt, en daar verschillen ze in.

• Jortt noemt versie 4.0.3 op de pagina over exporteren, en zegt dat die aan het formaat van de Belastingdienst voldoet.
• Moneybird levert standaard versie 3.2 en kan 4.0 maken via de API.
• e-Boekhouden laat je bij het exporteren kiezen tussen versie 2.0 en 3.2.
• SnelStart noemt auditfile 3.2 in het eigen productnieuws. Of 4.0 er al is, staat niet openbaar op de site.

De vraag aan je leverancier is dus niet of je een auditfile kunt maken, maar welke versie je krijgt. Wie dat nu niet nakijkt, komt er in 2027 achter.

Een auditfile is bedoeld om over te dragen, en dat is precies waar hij goed in is. Je accountant leest hem in voor het jaarwerk, rapportagesoftware gebruikt hem als basis, het bestand gaat mee bij een overstap naar een ander pakket, en bij een controle is het de kortste weg naar de cijfers.

Drie dingen moet je niet verwachten. Het is geen back-up van je administratie, want de bonnen en facturen zitten er niet in. Het is een momentopname van een boekjaar en geen levende verbinding. En het is geen koppeling: er gaat niets automatisch lopen door een auditfile te maken, je haalt één bestand op.

Wat wel blijft liggen is het ritme eromheen. Een bestand dat iemand één keer per jaar ophaalt, is niet hetzelfde als een administratie die continu klopt. Als cijfers vaker nodig zijn, hoort daar een koppeling bij in plaats van een bestand.