Mollie-uitbetalingen afletteren in Exact Online

Eén bedrag op de bank, tientallen facturen eronder.

Je klanten betalen via Mollie, en Mollie zet dat geld in één keer op je bankrekening. Wat op de bank staat is één bedrag, maar eronder hangen tientallen facturen, een handvol kosten en af en toe een terugbetaling. Wie dat handmatig aan elkaar knoopt, ziet de fout pas als de omzet niet klopt.

Exact Online koppelen Hoe koppelen werkt

Wat Mollie aan je boekhouding afgeeft

Een betaalprovider is geen boekhoudpakket. Mollie weet welke betalingen er zijn binnengekomen, welke uitbetalingen naar je bank zijn gegaan en wat er aan kosten is ingehouden.

Voor de boekhouding zijn er vier soorten gegevens die tellen:

Uitbetalingen. Wat Mollie in één keer naar je bankrekening stuurt. Dit is het bedrag dat je op het bankafschrift terugziet.
Transacties. De losse betalingen van klanten die onder die uitbetaling hangen. Elke transactie hoort bij een factuur.
Kosten. De transactiekosten die Mollie inhoudt. Ze zitten al van het uitbetaalde bedrag af en komen dus nooit als losse regel op de bank langs.
Terugbetalingen. Geld dat je terugstort naar een klant. Dat verlaagt de volgende uitbetaling, zonder dat er een nieuwe bankregel voor in de plaats komt.

Wat er misgaat als dat handmatig gaat

Handmatig afletteren werkt zolang het rustig is en zolang één iemand het doet. Zodra het drukker wordt of de boekhouder wisselt, vallen de gaten open.

De uitbetaling sluit niet aan op de omzet. De bankregel is één bedrag, de omzet is de som van de facturen min de kosten min de terugbetalingen. Wie alleen naar de bankregel boekt, mist die posten en komt niet uit op hetzelfde saldo.

Kosten staan nergens. De transactiekosten worden stil van het uitbetaalde bedrag afgehaald en komen dus nooit als losse bankregel langs. Zonder ze uit de rapportage te halen, zijn het kosten die nergens in de administratie staan, terwijl ze wel van je marge afgaan.

De BTW klopt niet per regel. Een factuur kan uit meerdere regels bestaan met verschillende tarieven. Wie een heel uitbetaald bedrag als één boeking wegzet, gooit die verdeling weg en houdt een BTW-aangifte over die niet klopt.

Een terugbetaling verdwijnt. Een retour verlaagt de volgende uitbetaling, maar er is dan geen bankregel die eraan herinnert. Zonder koppeling naar de oorspronkelijke factuur blijft die openstaan.

Wat afletteren is

Afletteren is het verdelen van één uitbetaling over de betalingen die eronder liggen, zodat de bankregel klopt met de facturen.

Stel: Mollie stort duizend euro op je bank. Daaronder hangen twintig transacties, een paar euro transactiekosten en één terugbetaling. Afletteren betekent dat elke factuur op betaald wordt gezet, dat de kosten als kostenpost worden geboekt en dat de terugbetaling aan de juiste factuur wordt gehangen. Pas dan is de som gelijk aan het bedrag op de bank.

Dat vraagt dat elke transactie aan de juiste factuur wordt gekoppeld, op basis van het Mollie-betaling-ID of het referentienummer dat je zelf hebt meegegeven.

Mollie is niet je boekhouding, je boekhouding is niet Mollie

De verleiding is om alles in één systeem te willen hebben. Dat werkt niet, want de twee systemen weten verschillende dingen.

Mollie kent de werkelijkheid van het betalen: welke transactie, welk bedrag, op welk moment, met welke kosten. Exact Online kent de werkelijkheid van de administratie: welke factuur, welke klant, welk BTW-tarief en in welk grootboek het thuishoort.

Daarom hoort bij elke koppeling één keuze vooraf: welk systeem is de bron van waarheid over welk gegeven. Mollie is de bron over ontvangsten, kosten en terugbetalingen. Exact Online is de bron over facturen, klanten en BTW-codes. De koppeling brengt ze bij elkaar.

Wat ik doe

Van uitzoeken tot melding.

01 →

Bepalen wat de bron is

Welk systeem is de baas over welk gegeven, en in welke richting de gegevens lopen. Zonder die keuze wordt elke uitbetaling een wedstrijd tussen twee systemen.
02 →

De koppeling bouwen, inclusief de uitzonderingen

Er blijft bijna altijd een lijst gevallen over die niet automatisch aan een factuur te koppelen zijn, bijvoorbeeld een betaling zonder referentie. Die lijst vooraf opschrijven maakt het verschil tussen een koppeling die vertrouwd wordt en een die stilletjes fouten doorgeeft.
03 →

Fouten afvangen en melden

Een logboek van wat er is afgeletterd, en een melding als een transactie of uitbetaling niet door kon. Stilte is het echte risico, niet een foutmelding.

Onderhoud: aan beide kanten verandert iets

Een koppeling tussen Mollie en Exact Online is geen eenmalig bouwwerk. Aan beide kanten verandert er iets: Mollie brengt een nieuwe versie van zijn API uit, Exact past een eindpunt aan, een sleutel verloopt of een limiet wordt geraakt. De koppeling zelf verandert daar niet mee, en dan gaat het mis.

Wat dat vraagt: meelezen als een leverancier iets aankondigt, testen voordat het misgaat, en kunnen zien welke transacties wel en niet zijn afgeletterd. Dat laatste is een logboek en een melding. Zie onderhoud en reparatie.

Waar het adres van een klant nog ontbreekt voordat er gefactureerd wordt, vult PostcodeBase dat aan. Voor het controleren van een e-mailadres is er DeBounce, en voor bedrijfsgegevens bij een tegenpartij hoort GetApi bij hetzelfde gereedschap.

Vragen over Mollie en Exact Online

Kort vooraf.

De vragen die bij deze combinatie het vaakst terugkomen.

Wat betekent afletteren van een Mollie-uitbetaling?

Afletteren is het verdelen van één uitbetaling over de losse betalingen die eronder liggen, zodat de bankregel klopt met de facturen. Elke factuur wordt op betaald gezet, de transactiekosten worden als kostenpost geboekt en een terugbetaling wordt aan de juiste factuur gehangen. Pas als dat gedaan is, is de som van die posten gelijk aan het bedrag dat Mollie op je bank heeft gestort. Zonder die verdeling boekt iemand het hele bedrag als één regel en raakt het spoor kwijt.

Waarom sluit mijn Mollie-uitbetaling niet aan op mijn omzet?

Omdat er twee posten tussen zitten die je op de bank niet apart terugziet. De transactiekosten houdt Mollie in, en een terugbetaling verlaagt de eerstvolgende uitbetaling. De bankregel is dus nooit gelijk aan de omzet, maar aan de omzet min de kosten min de terugbetalingen. Wie alleen naar de bank boekt, laat die twee posten weg en komt niet uit op hetzelfde saldo.

Waar blijven de transactiekosten van Mollie in de boekhouding?

Die kosten zitten al van het uitbetaalde bedrag af en komen dus nooit als losse bankregel langs. Ze moeten uit de rapportage van Mollie worden gehaald en als aparte kostenpost worden geboekt. Gebeurt dat niet, dan staan ze nergens in de administratie terwijl ze wel van je marge afgaan. Dat is een van de fouten die handmatig afletteren het vaakst oplevert.

Kan een terugbetaling automatisch verwerkt worden?

Dat kan, maar het vraagt dat de terugbetaling aan de oorspronkelijke factuur wordt gekoppeld. Zonder die koppeling blijft de factuur openstaan en klopt de openstaande lijst niet meer. In de koppeling hoort daarom een stap die een terugbetaling herkent en aan de juiste factuur hangt. Lukt dat niet automatisch, dan komt die in een lijst te staan die iemand met de hand afmaakt.

Wat kost een koppeling tussen Mollie en Exact Online?

De prijs staat nog niet vast, dus daar noem ik hier geen bedrag. Wat wel vaststaat: het begint met een doorlichting waarin wordt uitgezocht wat er nu gebeurt en wat er nodig is. Daar komt een vaste prijs uit, ook als de conclusie is dat het niet loont. Soms is een bestaande koppelapp of een simpele export de betere route.

Wie houdt de koppeling heel als Mollie of Exact iets verandert?

Dat is de vraag die bepaalt of de koppeling over een paar jaar nog werkt. Aan beide kanten verandert er met tussenpozen iets: een nieuwe API-versie, een veranderd eindpunt, een sleutel die verloopt. Een koppeling die niemand bijhoudt, gaat op een dag stilletjes mis. Wat helpt is een logboek, een melding en iemand die meeleest als een leverancier iets aankondigt.

Moeten jouw Mollie-uitbetalingen automatisch worden afgeletterd?

Noem hoeveel betalingen er per maand binnenkomen en waar het nu misgaat. Dan hoor je snel of het te doen is.

Plan een doorlichting