Power BI op e-Boekhouden

Op het eigen koppelingenoverzicht staan de categorieën die je bij een boekhoudpakket verwacht: banken, webshops, betaalproviders, facturatie, kassasystemen en salarissoftware. Onder rapportagesoftware staan partijen die de administratie inlezen voor rapportage, en met twee daarvan is er een automatische databasekoppeling.

Wat er niet staat, is een Power BI-connector. Dat is geen probleem, het betekent alleen dat de route anders loopt dan bij een pakket waar zo'n connector wel bestaat: je bouwt op de API, of je gebruikt het bestand dat je administratie kan uitvoeren.

• De API. Je maakt zelf een toegang aan in je account, wisselt die om voor een sessie en leest daarmee de administratie uit. Er is geen toelating of beoordeling nodig voordat je iets mag bouwen.
• Het auditfile. Een bestand met de boekingen van een boekjaar, in versie 2.0 of 3.2, dat je onder beheer en exporteren zelf ophaalt. Dit is de route voor de accountant en voor rapportagesoftware.
• De overzichten. Wat je in de administratie zelf ziet, is ook uit te voeren naar Excel of PDF, en banktransacties gaan als bestand mee. Handig voor een eenmalig overzicht, niet voor iets dat blijft kloppen.

De API geeft toegang tot de administratie zelf, dus tot de onderdelen waar een dashboard op gebouwd wordt: de grootboekrekeningen met hun saldi, de mutaties en boekingen, de relaties, de verkoop- en inkoopfacturen en de producten. Met de mutaties en de saldi per rekening is een balans en een resultaat per periode op te bouwen, en met de openstaande posten de vraag wie te lang niet betaalt.

Wat je ophaalt is de stand van de administratie op het moment van uitlezen. Er zit geen geschiedenis in die je niet zelf bijhoudt, dus een dashboard dat ontwikkeling over tijd laat zien, bewaar je zelf: elke verversing leg je vast, en pas dan kun je twee momenten vergelijken.

Vier dingen zorgen in de praktijk voor een rapportage die niet meer klopt.

• Geen gepubliceerde limiet. Je weet niet waar de grens ligt tot je hem raakt. Wie veel grafieken en een korte verversingstijd wil, bouwt op zand.
• Het sessietoken. De toegang wordt omgewisseld voor een sessie die verloopt. Vraagt de koppeling niet op tijd een nieuwe aan, dan stopt hij er midden op de dag mee.
• De grootboekcodes. Rapporteren op RGS werkt alleen als de indeling klopt. Zitten er rekeningen zonder code tussen, dan verdwijnen die posten uit je overzicht zonder waarschuwing.
• Een wijziging in de administratie. Wie categorieën of rekeningen aanpast, verschuift de cijfers in het dashboard. Dat is geen fout in de koppeling, maar het valt wel op als een grafiek opeens anders loopt.