Power BI op Moneybird

In de administratie zelf zit het gebruikelijke: een balans, een winst-en-verliesrekening en een cashflowoverzicht. Daarnaast kun je de boekhouding uitvoeren, met de grootboekkaarten naar Excel, een RGS-brugstaat en een auditfile.

Voor een dashboard is het interessanter wat de API levert. Er zijn rapportage-eindpunten voor onder meer:

• De balans, met de bezittingen en schulden per periode.
• Winst en verlies, en het werkkapitaal.
• Debiteuren en crediteuren, inclusief een ouderdomsoverzicht van wat te lang openstaat.
• Omzet en kosten per relatie, en per project.
• De bankbalans per rekening, zoals die in de boekhouding staat.

Wat er niet is, is een connector die dit kant en klaar in Power BI zet. Wie een dashboard wil, laat het bouwen op de API of gebruikt een partij die dat al doet.

De route is recht toe recht aan: Power BI haalt de cijfers op bij Moneybird, zet ze in een model, en bouwt daar het dashboard van. Daarna verversen de cijfers op een moment dat je afspreekt, zonder dat iemand een bestand ophaalt.

Wat je moet weten is de richting. De rapportage leest uit de administratie en schrijft er niets in terug. Moneybird blijft de bron van waarheid, het dashboard laat zien wat er in staat. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het bepaalt waar je een fout zoekt als een cijfer niet klopt.

Vier dingen zorgen in de praktijk voor een dashboard dat niet meer klopt.

• De limiet. Moneybird staat een aantal verzoeken per tijdseenheid toe, met een strengere limiet op de rapportage-eindpunten. Een dashboard met veel grafieken vraagt veel op en raakt die grens eerder dan je denkt.
• Bewaard antwoord. De API bewaart antwoorden een tijdje. Dat maakt het sneller, maar het betekent ook dat je niet zomaar kunt aannemen dat wat je terugkrijgt de stand van dit moment is. Moneybird zegt zelf dat je een uitlezing niet moet gebruiken om te controleren of iets gelukt is.
• Rechten en sleutels. Een toegang die verloopt of wordt ingetrokken, stopt de verversing zonder dat iemand iets merkt aan de administratie zelf.
• De jaarafsluiting. Wie de boekhouding exporteert, moet dat doen voordat de jaarafsluiting erin zit. Daarna is de resultatenrekening leeg en mist het bestand precies het stuk waar het om ging.

Het resultaat is een dashboard dat meebeweegt in plaats van een export die iemand maandelijks draait. De vragen die nu handmatig worden uitgezocht staan er direct in: welke facturen staan te lang open, hoe loopt de omzet ten opzichte van vorig jaar, en welke projecten kosten meer dan ze opbrengen. Iedereen die het rapport mag zien, kijkt naar hetzelfde cijfer.

Eén ding moet je er wel bij zeggen: het is geen live koppeling. Je kijkt naar de stand van het laatste verversingsmoment, en dat is voor sturing prima zolang je weet waar je naar kijkt.